Algemene voorwaarden

Urengrip, versie 1.3, 1 november 2026 (versie 1.1: online aanmelden, proefperiode en factureren achteraf toegevoegd; versie 1.2: eigen adres per klant, de maand waarin de proef eindigt is gratis, volgorde van de artikelen; versie 1.3: locatie per klant in te stellen)

1. Definities

Wij: Urengrip.nl, aanbieder van Urengrip.
Klant: de organisatie die met ons een overeenkomst heeft voor Urengrip.
Gebruiker: iedereen die namens de klant een account heeft (medewerkers, leidinggevenden, administratie).
Dienst: de urenregistratie Urengrip, voor elke klant bereikbaar op een eigen adres onder urengrip.nl (bijvoorbeeld jouwbedrijf.urengrip.nl), inclusief de bijbehorende support.
Gegevens: alle gegevens die de klant of gebruikers in de dienst invoeren of door de dienst laten vastleggen.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, overeenkomsten en het gebruik van de dienst, ook een proef- of demogebruik. Voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard. Is een bepaling niet geldig, dan blijven de overige bepalingen gelden.

3. De dienst

Wij stellen de dienst via internet beschikbaar en doen dat met zorg en naar beste vermogen.
De dienst wordt doorontwikkeld. Wij mogen functies wijzigen of toevoegen, mits de kern van de dienst gelijk blijft. Beveiligingsupdates voeren wij zo snel als redelijk is door.
Beschikbaarheid: wij streven naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid, maar garanderen die niet, tenzij we schriftelijk een afzonderlijke afspraak (SLA) maken. Onderhoud kondigen wij zo mogelijk vooraf aan.
Demo: de demo-omgeving bevat uitsluitend fictieve gegevens, wordt regelmatig teruggezet en is bedoeld om de dienst te bekijken. Voer er geen echte persoonsgegevens in. Er is geen garantie op beschikbaarheid.

3a. Beveiliging en wetgeving

Wij doen ons best om de dienst veilig te ontwikkelen en te onderhouden en om te voldoen aan de op ons van toepassing zijnde wet- en regelgeving voor cyberbeveiliging, waaronder de Europese Cyber Resilience Act (Verordening (EU) 2024/2847), voor zover die op de dienst van toepassing is. Dat is een inspanningsverplichting. Wij garanderen niet dat de dienst vrij is van kwetsbaarheden en geven geen garantie of certificering.
Concreet betekent dit onder meer: beveiligingsupdates tijdig doorvoeren, gemelde en ontdekte kwetsbaarheden onderzoeken en verhelpen, ernstige incidenten en actief misbruikte kwetsbaarheden melden aan de daarvoor aangewezen instanties als de wet dat voorschrijft, en een overzicht bijhouden van de onderdelen waarop de dienst draait.
Meldt een gebruiker of derde een beveiligingsprobleem via info@urengrip.nl, dan bevestigen wij de ontvangst binnen twee werkdagen.

3b. Online aanmelden en proefperiode

De klant kan zich aanmelden via urengrip.nl. Wie zich aanmeldt, verklaart bevoegd te zijn de organisatie te vertegenwoordigen. Met het aanvinken van het akkoord en het bevestigen via de link in de bevestigingsmail komt de overeenkomst tot stand, inclusief de verwerkersovereenkomst.
Na de bevestiging maken wij direct een eigen omgeving aan op een eigen adres (bijvoorbeeld jouwbedrijf.urengrip.nl). Wij mogen een aanmelding weigeren of een omgeving stopzetten bij misbruik, onjuiste gegevens of een naam die inbreuk maakt op rechten van anderen.
Proefperiode: de eerste 30 dagen na het aanmaken zijn gratis. Zegt de klant niet uiterlijk op de laatste dag van de proefperiode per e-mail op, dan loopt de overeenkomst daarna door als betaalde overeenkomst, volgens de prijzen in artikel 8. De kalendermaand waarin de proefperiode eindigt, brengen wij ook niet in rekening; de eerste factuur gaat over de maand daarna. Bij opzeggen tijdens de proefperiode zijn er geen kosten; voor de gegevens geldt artikel 9.

4. Accounts en gebruik

De klant zorgt dat gebruikers hun inloggegevens geheim houden en dat de beheerder van de klant alleen de juiste mensen toegang geeft. Wij raden tweestapsverificatie aan, zeker voor de administratie.
De klant is verantwoordelijk voor wat er via zijn accounts gebeurt en voor de juistheid en rechtmatigheid van de ingevoerde gegevens.
Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken in strijd met de wet, de beveiliging te omzeilen of te testen zonder onze toestemming, de dienst te overbelasten, of gegevens van anderen in te zien zonder recht daartoe. Kwetsbaarheden mag u melden via info@urengrip.nl.
Wij mogen een account tijdelijk blokkeren bij misbruik of een beveiligingsrisico, en informeren de klant daarover zo snel mogelijk.

5. Verplichtingen van de klant als werkgever

De klant is zelf verantwoordelijk voor de naleving van arbeidsrecht en privacywetgeving, onder meer: medewerkers vooraf informeren dat tijden worden vastgelegd en, afhankelijk van de stand die de klant kiest (uit, alleen controleren of aan), wat er met de GPS-positie bij het klokken gebeurt en waarom, het afwegen of dat noodzakelijk en proportioneel is, en het betrekken van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging als de wet dat vereist.
De klant legt geen medische gegevens (zoals de aard van een ziekte) vast, ook niet in de opmerkingenvelden.
De klant controleert zelf de uren voordat die worden uitgevoerd in de salarisadministratie. De dienst biedt hulpmiddelen (zoals een CSV-export), maar de uiteindelijke juistheid van loon of verlof is de verantwoordelijkheid van de klant.

6. Privacy en verwerking van gegevens

De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn medewerkers in de dienst; wij zijn verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend voor de klant. Daarover sluiten wij een verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de overeenkomst.
Meer over onze eigen verwerking staat in de privacyverklaring.
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen (zie de privacyverklaring en onze beveiligingsbeschrijving) en melden een datalek zonder onnodige vertraging aan de klant.

7. Eigendom en gegevens van de klant

De gegevens zijn en blijven van de klant. De klant kan ze op elk moment exporteren (de dienst biedt een CSV-export per maand).
De dienst, de software, de naam en het logo Urengrip zijn en blijven ons eigendom. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt.

8. Prijzen en betaling

De prijzen staan op urengrip.nl, of in de offerte of overeenkomst als die anders zijn, en zijn exclusief btw. Bij online aanmelden geldt de prijs die op het moment van aanmelden op urengrip.nl staat.
Wij factureren per maand achteraf, op basis van het aantal medewerkers met uren in die maand zoals de dienst die vastlegt. Betaling binnen 14 dagen. Bij te late betaling mogen wij de wettelijke rente en redelijke incassokosten berekenen en, na een waarschuwing, de toegang opschorten.
Prijswijzigingen kondigen wij minstens 2 maanden vooraf aan. Maakt de klant bezwaar, dan kan hij de overeenkomst opzeggen tot de datum waarop de wijziging ingaat.

9. Duur en opzegging

De overeenkomst gaat in op de afgesproken datum en loopt per maand. Opzeggen kan schriftelijk of per e-mail met een opzegtermijn van 1 maand tegen het einde van de maand.
Beide partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming die na een schriftelijke waarschuwing en een redelijke termijn niet is hersteld, of bij faillissement of surseance.
Na afloop: de klant kan zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijderen wij ze uit de dienst; uit back-ups verdwijnen ze binnen 14 dagen daarna. Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.

10. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de dienst heeft betaald.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet of besparingen, schade door onjuiste invoer of door een onjuist ingestelde plekcontrole, of schade door storingen van internet, apparaten of diensten van derden.
De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons, en niet voor zover de wet iets anders dwingend voorschrijft.
De klant meldt schade binnen redelijke tijd, uiterlijk binnen 30 dagen nadat hij die heeft ontdekt.

11. Overmacht

Wij zijn niet gehouden tot nakoming als dat wordt verhinderd door overmacht, zoals een storing bij onze hostingpartij of internetprovider, stroomuitval, aanvallen van buitenaf die ondanks passende maatregelen slagen, overheidsmaatregelen of ziekte.

12. Wijzigingen van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wij informeren de klant minstens 1 maand vooraf. Past de klant dat niet, dan kan hij opzeggen voordat de wijziging ingaat. De nieuwste versie staat op urengrip.nl.

13. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij eerst in goed overleg voor. Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter in Nederland.

14. Contact

Urengrip.nl, info@urengrip.nl, 06-22496932.