Privacyverklaring
Urengrip, versie 1.1, 1 november 2026 (versie 1.1: online aanmelden, personeelsnummer en uren per werkdag, e-mail bij het aanmelden)
1. Wie zijn wij
Urengrip is een urenregistratie waarmee medewerkers in- en uitklokken. Urengrip wordt aangeboden door Urengrip.nl (hierna: "wij").
Vragen over privacy? Mail info@urengrip.nl of bel 06-22496932.
2. In welke rol verwerken wij gegevens
Dit is belangrijk om te weten, want het bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Als verwerker voor de organisatie waar je werkt (je werkgever). Je werkgever bepaalt waarom en hoe jouw uren, tijden en locatiegegevens worden gebruikt en is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van je werkgever, volgens een verwerkersovereenkomst. Voor vragen over jouw gegevens in Urengrip ben je dus in de eerste plaats bij je werkgever aan het juiste adres.
- Als verantwoordelijke voor onze eigen gegevens: de contactgegevens van klanten en hun beheerders, het gebruik van onze website en demo, en de beveiliging van het systeem zelf (zoals het logboek).
3. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, functie, rol (medewerker, leidinggevende, administratie), en als de werkgever die invult: personeelsnummer (voor de salarisadministratie) en uren per werkdag | Een account en de juiste rechten | Werkgever: uitvoering arbeidsovereenkomst en gerechtvaardigd belang. Wij: opdracht van de werkgever |
| Wachtwoord (alleen als onleesbare versleutelde vorm), eventueel de sleutel voor tweestapsverificatie | Veilig inloggen | Zie hierboven; beveiligingsplicht |
| Ingeklokte tijden, pauze, verlof en ziekte-aanvragen, opmerkingen bij aanvragen, welke locatie of werkwijze (kantoor, locatie, telefoon) | Urenregistratie en uitbetaling door de werkgever | Werkgever: arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichting |
| GPS-positie op het moment van in- en uitklokken (alleen als je browser die geeft). De werkgever kiest de stand: uit (de app vraagt er niet om), alleen controleren (standaard: de positie wordt alleen gebruikt om te controleren en niet bewaard) of aan (de positie wordt bewaard en staat op de kaart) | Controle dat is geklokt op de juiste plek | Werkgever: gerechtvaardigd belang, na afweging en voorafgaande informatie aan medewerkers |
| Internetadres (IP-adres) bij inloggen en bij mislukte pogingen, tijdstip en soort handeling in het logboek | Beveiliging, misbruik tegengaan, aantonen wie wat heeft gewijzigd | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Contactgegevens van klanten en beheerders, berichten aan info@urengrip.nl | Dienstverlening, facturering, support | Uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang |
| Bij online aanmelden op urengrip.nl: bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, het gekozen adres, tijdstip en het gegeven akkoord, en een onleesbare vingerafdruk van het internetadres | De omgeving aanmaken, de bevestigingsmail en welkomstmail sturen, misbruik en nepaanmeldingen tegengaan | Uitvoering (totstandkoming) van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, behalve dat een werkgever bij een ziekmelding het woord "ziekte" als soort registratie kan vastleggen. Werkgevers vullen geen medische gegevens (zoals de aard van de ziekte) in; dat staat ook in de voorwaarden.
4. Hoe lang bewaren wij gegevens
- Uren en aanvragen: zolang je werkgever ze nodig heeft; de werkgever bepaalt dat (meestal de wettelijke bewaartermijn voor de loonadministratie). Bij einde van de overeenkomst verwijderen wij ze zoals in de voorwaarden staat.
- GPS-posities: alleen bewaard als je werkgever de locatie op aan heeft gezet, en dan automatisch gewist na 90 dagen. Zet je werkgever de locatie uit of op alleen controleren, dan worden ze meteen gewist. De uren zelf blijven.
- Logboek (inloggen en wijzigingen): 400 dagen.
- Mislukte inlogpogingen (voor afremmen): 15 minuten.
- Sessies: verlopen na 8 uur (administratie) of 30 dagen (overigen) zonder gebruik, uiterlijk na 90 dagen.
- Uitnodigingslinks: 7 dagen, en maar een keer te gebruiken. Een link voor een nieuw wachtwoord (per e-mail): 60 minuten, en maar een keer te gebruiken.
- Downloadlink voor de loonadministrateur: 7 dagen; daarna wordt het bestand achter de link gewist.
- Aanmeldingen op de website: een aanmelding die niet binnen 24 uur is bevestigd vervalt en wordt na 7 dagen gewist; de vingerafdrukken van internetadressen en e-mailadressen (tegen misbruik) na 24 uur. Een bevestigde aanmelding hoort bij de klantgegevens.
- Back-ups: dagelijks, 14 dagen bewaard. Verwijderde gegevens verdwijnen dus uiterlijk 14 dagen later ook uit de back-ups.
5. Met wie delen wij gegevens
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken geen advertentie- of volgdiensten. Wij schakelen de volgende partijen in:
- TransIP B.V. (Nederland): de server waarop Urengrip en de gegevens staan, en de e-mail (bijvoorbeeld een herinnering als je vergeten bent uit te klokken, en de bevestigings- en welkomstmail bij het aanmelden).
- WeFact B.V. (Nederland): onze facturatie aan de bedrijven die Urengrip gebruiken. Daarin staan alleen de bedrijfsgegevens en contactpersonen van die bedrijven, en per maand het aantal medewerkers met uren. Nooit namen, uren of andere gegevens van medewerkers.
- Onderdelen die je browser van buiten laadt: de kaart (OpenStreetMap, inclusief het zoeken van een adres via Nominatim) en een paar bibliotheken (via cdnjs van Cloudflare en jsDelivr). Daarbij krijgen die diensten technisch je IP-adres te zien en, bij de kaart, welk gebied je bekijkt. Zij krijgen geen uren, namen of andere inhoud van Urengrip. Deze diensten kunnen buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd.
- De loonadministrateur of het boekhoudkantoor van je werkgever, als de administratie het exportbestand daarheen mailt vanuit Urengrip. Daarin staan per medewerker de naam of het personeelsnummer en de uren van die maand. Het bestand gaat mee als bijlage of als downloadlink die na 7 dagen niet meer werkt; dat kiest je werkgever.
- Het uitzendbureau, als je via een uitzendbureau werkt en je werkgever (de inlener) je uren daarheen mailt vanuit Urengrip. Daarin staan je naam, je e-mailadres, je nummer bij het uitzendbureau en je uren van die periode. Het bestand gaat mee als bijlage of als downloadlink die na 7 dagen niet meer werkt.
- Je werkgever en de beheerders en leidinggevenden daar, volgens hun rol: leidinggevenden en de administratie zien aanwezigheid en posities op de kaart; medewerkers zien alleen hun eigen uren.
- Overheden of rechters, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Verwerkt een partij gegevens voor ons, dan maken wij daar afspraken over (verwerkersovereenkomst) of is dat onderdeel van hun standaardvoorwaarden.
6. Cookies en lokale opslag
Urengrip plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of marketingdiensten. Om je ingelogd te houden slaat de app een sessiesleutel op in de opslag van je browser (localStorage). Dat is strikt noodzakelijk en daarom zonder toestemming toegestaan. Uitloggen verwijdert de sleutel.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer: versleutelde verbinding (https), onleesbaar opgeslagen wachtwoorden, optionele tweestapsverificatie, verlopende sessies, een logboek van wijzigingen, een beperking op het aantal inlogpogingen en dagelijkse back-ups. Een overzicht staat op aanvraag beschikbaar. Wij doen ons best om te voldoen aan de geldende regels voor digitale beveiliging, waaronder de Europese Cyber Resilience Act voor zover die op onze dienst van toepassing is. Dat betekent onder meer: beveiligingsupdates tijdig doorvoeren, kwetsbaarheden en ernstige incidenten onderzoeken, verhelpen en zo nodig melden, en een lijst bijhouden van de onderdelen waarop Urengrip draait. Beveiligingsproblemen kun je melden via info@urengrip.nl (zie ook security.txt).
8. Datalekken
Constateren wij een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden wij dat als verwerker zonder onnodige vertraging aan je werkgever, zodat die aan zijn meldplicht (onder meer binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens) kan voldoen.
9. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken. Voor gegevens die je werkgever in Urengrip bijhoudt, vraag je dit aan bij je werkgever; wij helpen je werkgever daarbij. Voor onze eigen gegevens mail je info@urengrip.nl. Wij reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met je gegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Urengrip verandert. De nieuwste versie staat altijd op urengrip.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten.